Analisis Sistem

1.Langkah-langkah dalam ananlisis sistem

1. Mendefinisikan masalah dan sistem kerja

Langkah pertama dalam menganalisa berbagai sistem yaitu dengan

mendefinisikannya. Mendefinisikan masalah dan sistem harus juga

termasuk batasan, prioritas dan kekuatan sistem yang harus dijaga.

2. Mendalami situasi dan mencari perbaikan yang mungkin dilakukan

Langkah selanjutnya yaitu untuk mendesain dan mengevaluasi jalan

lain untuk menghasilkan perbaikan.

3. Menghasilkan rekomendasi

Idealnya rekomendasi seharusnya diperuntukkan masalah yang ada

dengan perbaikan-perbaikan tanpa menimbulkan banyak masalah

baru.

2.Mengidentifikasi masalah

Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang harus dilakukan dalam tahap analisis sistem. Tugas-tugas yang harus dilakukan adalah ;

a. mengidentifikasi penyebab masalah

b. mengidentifikasi titik keputusan

c. mengidentifikasi personil-personil

3.memahami kerja sistem

• Hubungan antara sistem kerja dan bidang sistem informasi
• Konsep dari sistem kerja yaitu kasus umum yang mencakup sistem
• informasi, projects, rantai nilai, rantai supply dan kasus spesial lainnya.
• Warisan dari komponen dan properti dari sistem kerja
• Kasus spesial dari sistem kerja, sistem informasi dan projects mungkin
• mewariskan elemen sistem, properti dan generalisasi dari sistem kerja
• secara umum.
• Pemahaman tujuan dan kunci sukses dari sistem informasi
• Sistem informasi yang ada mendukung satu atau lebih dari sistem kerja
• yang mungkin tidak sama sekali, sebagian ataupun seluruhnya
• menggunakan sistem informasi.
• Pengaplikasian prinsip umum mengenai sistem kerja
• Kesatuan dari prinsip umum yang berhubungan dengan sistem kerja
• merupakkan dasar dari metode sistem analisa dimana bisnis dan pekerja
• IT dapat menggunakan apapun yang berguna bagi mereka.

4.Menganalisis hasil

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Yang perlu dilakukan dalam tahap analisis sistem adalah sebagai berikut.

1. Menganalisis kelemahan sistem

Yaitu menganalisis masalah yang terjadi untuk dapat menemukan jawaban apa penyebab sebenarnya dari masalah yang timbul tersebut. Penelitian dilakukan untuk menjawab pertanyaan berikut.

a) apa yang dikerjakan?

b) bagaimana mengerjakannya?

c) Siapa yang mengerjakan?

d) Dimana dikerjakannya?

Menganalisa kelemahan sistem sebaliknya dilakukan untuk menjawab pertanyaan :

a) mengapa dikerjakan?

b) Perlukah dikerjakan?

c) Apakah telah dikerjakan dengan baik?

2. Menganalisis distribusi pekerjaan

Distribusi pekerjaan menunjukkan beban dari masing-masing personil atau unit organisasi dalam menangani kegiatan yang sama. Untuk keperluan analisis ini dapat digunakan pertanyaan-pertanyaan :

1) apakah tugas dan tanggung jawab telah didefinisikan dan dterapkan dengan jelas?

2) apakah tugas dan tanggung jawab telah didistribusikan dengan efektif untuk masing-masing personil dan unit-unit organisasi?

b. Menganalisis pengukuran pekerjaan

Untuk menganalisis pengukuran pekerjaan dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :

1) Apakah kebijaksanaan dan prosedur telah dipahami dan diikuti?

2) Apakah produktivitas karyawan memuaskan?

3) Apakah unit-unit organisasi telah bekerja sama dan terkoordinasi dengan baik menjaga arus data dengan lancar?

4) Apakan masing-masing kegiatan telah mencapai sasarannya

5) Apakah terjasi operasi-operasi yang tumpang tindih?

6) Seberapa perlu hasil dari tiap-tiap operasi?

7) Apakah terdapat opersi yang menghambat arus data?

8) Apakah volume puncak dari data dapat ditangani dengan baik?

9) Apakah terdapat standar kinerja yang baik dan selalu dimutakhirkan?

c. Menganalisis keandalan

Keandalan menunjukkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam suatu kegiatan. Untuk menganalisis keandalan ini dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan berikut.

1) apakah jumlah kesalahan yang terjadi di masing-masing operasi diminimumkan?

2) Apakah operasi-operasi telah direncanakan dengan baik

dan terkendali?

d. Menganalisis dokumen

Untuk menganalisis dokumen yang digunakan di sistem lama dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut.

1) Seberapa perlu dokumen-dokumen yang ada?

2) Apakah masing-masing dokumen telah dirancang untuk penggunaan yang efektif?

3) Apakah tembusan-tembusan dari dokumen perlu?

e. Menganalisis laporan

Untuk menganalisis laporan yang sudah dihasilkan oleh sistem lama dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut.

1) Dapatkah laporan-laporan dipersiapkan dengan mudah dari file dan dokumen-dokumen yang ada?

2) Apakah terdapat duplikasi di file, catatan-catatan dan laporan-laporan?

f. Menganalisis teknologi

Pertanyaan yang harus dijawab dalam analisis ini adalah:

apakah fasilitas dari sistem informasi (dalam bentuk personil, peralatan dan fasilitas lainnya) cukup untuk menangani volume rata-rata data tanpa terjadi penundaan yang berarti?

g. Menganalisis kebutuhan informasi pemakai/manajemen

Tugas lain dari analis sistem yang masih diperlukan sehubungan dengan sasaran utama sistem informasi, yaitu menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi para pemakainya perlu dinalisis.

5.membuat laporan analisis hasil

Laporan hasil penelitian pada akhirnya akan diserahkan kepada pihak manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analisis yang telah

membuat laporan analisis hasil dilakukan oleh analisis sistem. Tujuan utama dari penyerahan laporan kepada manajemen adalah ;

1) pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan

2) meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditentukan dan di analisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut pekerjaan.

3) Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen

4) Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap desain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi).