Lima Tahap Rekayasa Ulang Cepat (The Five Stages of Rapid Reengineering)

Metodologi Business Process Reengineering (BPR) disebut juga dengan Rapid Reengineering atau Rapid Re karena dirancang untuk menghasilkan hasil yang mendasar serta cepat, kira-kira 6 bulan sampai 1 tahun. Lihat gambar-2.1.
Hal ini didorong oleh keinginan manajer senior yang ingin segera melihat hasil secara cepat, yang dapat digunakan untuk menempatkan dasar keberhasilan mendatang. Pada saat yang sama, proyek reengineering akan meningkatkan tekanan dalam organisasi, yang menyebabkan setiap orang menunggu dengan kawatir untuk melihat bagaimana proyek akan berpengaruh terhadap mereka. Rapid Re dilandasi dengan kenyataan dan dirancang untuk menghasilkan secara cepat. Rapid Re dirancang untuk merealisasikan manfaat yang dapat dicapai dalam kerangka waktu tertentu dan selajutnya menempatkan tahapan untuk perbaikan jauh kedepan.
Rapid Re terdiri dari 5 tahap, yaitu:
- Preparation (persiapan)
- Identification (Identifikasi)
- Vision (Visi)
- Solution (Solusi)
- Transformation (Transformasi)
Setiap tahap dirancang secara berurutan. Tahap solusi dibagi lagi menjadi desain teknis dan desain sosial, keduanya dapat dilaksanakan secara bersamaan. Akhir dari setiap tahapan dinyatakan dalam suatu milestone proyek reengineering. Tahapan-tahapan tersebut selanjutnya dibagi kedalam task(tugas), terdapat 54 tugas seluruhnya.

Rapid Re dapat diatur sesuai kebutuhan dari setiap proyek reengineering. Masing-masing proyek tugas-tugas akan dilompati, disusun, atau dikombinasikan lagi untuk memenuhi kebutuhan atau akan diberikan lebih besar atau lebih kecil menekankan pada sejumlah tugas.
Rapid Re tidak beranggapanpada organisasi tertentu untuk tim proyek rekayasa ulang, meskipun kami berikan dalam menghubungkan dengan task 1.3. Rapid Re dirancang memerlukan sedikit mungkin alat. Rapid Re dapat dilakukan dengan pensil, kertas, diagram alir, dan sejumlah formulir.
Untuk mengilustrasikan metodologi Rapid Re akan digunakan contoh perluasan dari Perusahaan Mainan ABC. Adapun ilustrasinya adalah ssebagai berikut:
Perusahaan mainan ABC adalah sebuah industri mainan dari plastik yang menggambarkan karakter tokoh yang bersumber dari buku maupun film karton. Mereka menjual tokoh-tokoh ini melalui penjualan langsung pada berbagai jaringan toko nasional maupun regional. Setiap bulan Februari ada pameran mainan di kota New York yang menampilkan produk-produk baru dari para produsen mainan kepada pembeli. Setelah itu, pelanggan di beri kesempatan melakukan pemesanan, pada penjualan di hari natal yang disertai ucapan terima kasih, yang melampai 1/3 transaksi penjualan selama setahun. Di tingkat toko atau pusat distribusi terjadi penurunan sediaan, para pembeli melakukan pemesanan ulang. Setelah dipertimbangkan semuanya, ABC menerima 80% dari pesanannya dalam 6 bulan terakhir pada setiap tahun. Saat ini, ABC mempunyai penjualan sebesar $50 juta/tahun dan 500 karyawan.
Hingga tahun 1990, ABC menguasai 50% pasar dari pesaingnya XYZ plastic. Lokasi industri ABC di Amerika Serikat, sedang XYZ plastic produksinya di Timur Jauh. Sebagai hasilnya, harga XYZ lebih murah daripada ABC. Tetapi juga pemenuhan pesanan dan pengiriman dari XYZ memerlukan waktu lama dari Timur Jauh, XYZ sering kali dingalami ketidakcukupan sediaan atau terjadi kesalahan, sehingga tidak mampu memenuhi pesanan pelanggannya dengan tepat. Selanjutnya, sejak tahun 1990 XYZ meningkatkan kinerjanya dalam memenuhi pesanan pelanggannya sambil menjaga harganya tetap berada dibawah produk ABC. Akibatnya, ABC kehilangan pangsa pasar, hingga tinggal 40%.
Dari uraian diatas, tuangkan kedalam 5 langkah Rapid Re, berikut ini:

TAHAP 1: PERSIAPAN
Tujuan dari tahap ini adalah untuk menggerakkan, mengorganisir, dan menyemangati tim yang akan melakukan rekayasa ulang. Tahap persiapan menghasilkan amanat melakukan perubahan, mengorganisir, struktur, dan memberikan hak khusus pada tim rekayasa ulang; serta suatu rencana permainan.
Pertanyaan kunci yang harus dijawab pada tahap ini adalah :

• Apa tujuan dan harapan dari eksekutif senior? Seberapa besar komitmennya pada proyek ini?
• Apa tujuan dari proyek ini? Seberapa agresifkah yang dapat dibuatnya tanpa merasa dikorbankan?
• Siapa yang harus berada pada tim? Komposisi ketrampilan/kemampuan apa yang harus berada dalam tim?
• Ketrampilan rekayasa ulang apakah yang dibutuhkan anggota tim untuk dipelajari?
• Apa yang kita perlukan untuk berkomunikasi dengan karyawan untuk mendapatkan dukungan dan kepercayaan mereka?

Tahap persiapan terdiri dari 4 tugas :

1. Mengenali kebutuhan
2. Mengembangkan konsensus eksekutif
3. Melatih tim rekayasa ulang
4.  Merencanakan perubahan

Task 1.1 – Mengenali Kebutuhan
Kebutuhan rekayasa ulang biasanya dikenal sebagai suatu hasil dari suatu perubahan:

1. Perubahan pasar
2. Perubahan teknologi, atau
3. Perubahan lingkungan

Sebagai konsekuensi dari perubahan tersebut, manager senior termotivasi oleh:

• Perusahaan merasa sakit (misal: keuntungan rendah, pangsa pasar menyusut)

• Kekawatiran (misal: persaingan yang agresif, perubahan pasar) atau
• Ambisi (perluasan pangsa pasar, memasuki pasar baru)
  

Dalam studi kasus ini perusahaan mainan ABC merasa sakit dan kawatir: Ia telah kehilangan lebih dari 10% pangsa pasarnya dan kawatir akan kehilangan lebih banyak lagi.
BPR tidak bisa dikendalikan dari sisi persediaan, yaitu:

• konsultan internal dan eksternal
• rekayasa industri, atau
•  sistem kepegawaian
  

Alasan rekayasa ulang:

• dampak BPR begitu besar hanya manajer senior yang bisa menyetujuinya,
• rekayasa ulang pergeseran budaya, dan
• rekayasa ulang kepemimpinan.
  

Selanjutnya Silahkan Download Disini :