IT governance di pemerintahan dan korporasi

Tuntutan tata kelola yang baik, benar dan transparan pada suatu organisasi baik di korporasi, pemerintahan bahkan di LSM semakin meningkat. Sebenarnya keinginan untuk mengembangkan tatakelola suatu organisasi bukan hal baru, tapi hal ini mencuat sejak awal 2000-an dengan munculnya beberapa skandal di beberapa perusahaan yang meyebabkan tidak sehatnya suatu usaha.

Tata kelola organisasi seperti di pemda, universitas dan perusahaan sangat penting bagi pemegang saham, investor, wakil pengemban amanah (MWA untuk universitas BHMN), pegawai, kreditor dan pelanggan sebagai pengguna jasa.
Beberapa organisasi telah mencoba mengeluarkan suatu pedoman tentang tata kelola korporasi yang baik. OECD mendefinisikan tatakelola korporasi dengan penyediaan suatu struktur untuk mendapatkan suatu tujuan dari organisasi dan pemantauan kinerja untuk meyakinkan bahwa tujuan telah tercapai. Pedoman tata kelola organisasi tidak tunggal, bisa dikembangkan sesuai dengan macam atau bentuk organisasi.

Pada umumnya wakil pemilik organisasi menunjuk dewan direksi untuk menjaga dan meningkatkan nilai aset yang dipunyai oleh organisasi seperti aset fisik, sumber daya manusia, keuangan, kekayaan intelektual, teknologi informasi dan aset hubungan dengan pelanggan, pengguna ataupun lingkungan.
Perusahaan-perusahaan besar dan maju telah merubah cara pandangnya terhadap teknologi informasi dari sekedar alat perhitungan dan komunikasi menjadi suatu komponen yang melekat (embeded) perusahaan untuk tetap bisa bersaing.

Proses organisasi

Beberapa kasus informasi yang salah sering kita temui, misalnya beberapa waktu lalu ada informasi tentang TKI di Irak yang disandera, ternyata informasi yang dikeluarkan oleh lembaga-lembaga yang terkait salah dan berbeda. Informasi didapat melalui capturing (menulis, merekam), kemudian diproses, dikirim dan disimpan oleh beberapa mesin atau orang yang berbeda-beda.

Di setiap titik ada kemungkinan disalahgunakan untuk kepentingan tertentu baik yang disengaja ataupun karena kesalahan manusia. Kesalahan ini bisa terjadi, walaupun mungkin sudah menggunakan sebagian besar teknologi informasi.

Contoh, dalam sistem perpajakan, untuk mendapatkan data wajib pajak, pengisian bahkan penyetoran walaupun sudah menggunakan e-filling/e-payment yang secara perhitungan bisa, real time dan on line, tetapi masih banyak lubang kebocoran, mulai dari pengisian sampai ke pelaporan. Dengan demikian maka proses tatakelola teknologi informasi menjadi sangat penting di suatu organisasi.

IT governance diartikan sebagai struktur dari hubungan dan proses yang mengarahkan dan mengatur organisasi dalam rangka mencapai tujuannya dengan memberikan nilai tambah dari pemanfaatan teknologi informasi sambil menyeimbangkan risiko dibandingkan dengan hasil yang diberikan oleh teknologi informasi dan prosesnya.

IT governance merupakan satu kesatuan dengan sukses dari enterprise governance melalui pen-ingkatan dalam efektivitas dan efisiensi dalam proses perusahaan yang berhubungan. IT governance menyediakan struktur yang menghubungkan proses TI, sumber daya TI dan informasi bagi strategi dan tujuan perusahaan.
Lebih jauh lagi IT governance menggabungkan good (best) practice dari perencanaan dan pengorganisasian TI, pembangunan dan pengimplemantasian, delivery dan support, serta memonitor kinerja TI untuk memastikan kalau informasi perusahaan dan teknologi yang berhubungan mendukung tujuan bisnis perusahaan.
IT governance memungkinkan perusahaan untuk memperoleh keuntungan penuh dari informasinya, dengan memaksimalkan keuntungan dari peluang dan keuntungan kompetitif yang dimiliki.

Menurut hasil penelitian CSIR MIT, terdapat lima kunci keputusan tatakelola, sehingga teknologi informasi adalah sebuah aset yang strategis sebagai berikut:

Pertama, IT principles. Keputusan teknologi informasi ini adalah kumpulan dari pernyataan-pernyataan level eksekutif tinggi tentang bagaimana teknologi informasi dapat digunakan organisasi. Sekali pernyataan diartikulasikan, prinsip TI menjadi bagian dari managemen organisasi, yang terus didiskusikan dan dilaksanakan demi perbaikan organisasi, baik di sektor pemasaran, keuangan, pabrik dan lain-lain.

Kedua, IT architecture decisions. Dengan mengklarifikasikan teknologi sebagai pendukung bisnis organisasi yang telah dikembangkan melalui IT principlies baik secara eksplisit maupun implisit, selanjutnya memerlukan proses standardisasi dan integrasi di dalam suatu organisasi.

Arsitektur TI adalah pengorganisasian logika dari data, aplikasi dan infrastruktur yang dikemas dalam suatu kebijakan, hubungan dan pemilihan teknologi untuk mendapatkan integrasi dan standardisasi teknis dan bisnis yang diharapkan.

Dalam banyak kasus di Indonesia saat ini banyak persoalan masalah integrasi dan koordinasi, kepentingan sektoral masih menjadi problem, sehingga sering gagalnya proyek IT di perusahaan yang menghabiskan banyak biaya.

Ketiga, IT infrastructure. Prasarana dan sarana teknologi informasi yang menyangkut jaringan, komputer, perangkat keras dan lunak lainnya adalah suatu kumpulan komponen yang diharapkan bisa mempercepat proses perhitungan, pengiriman dalam berbagai media informasi (data, informasi, gambar, video, teks) dalam waktu yang singkat dan proses penyimpanan yang efektif.

Suatu sarana yang bisa dikontrol dari pusat kekuasaan dan yang dipakai bersama menjadi hal yang penting. Perencanaan kapasitas, baik di penyimpanan, pengiriman (bandwidth) maupun pelayan, menjadi penting. Tanpa ada perencanaan yang baik, maka akan menyebabkan buruknya image dan kinerja IT di perusahaan.

Keempat, business applications needs. Dalam pengembagan teknologi informasi keperluan bisnis yang spesifik sehingga kehadiran teknologi informasi memberikan suatu nilai baru bagi organisasi. Dua hal penting dalam identifikasi keperluan bisnis yang terkait dengan teknologi informasi yaitu kreativitas dan disiplin.
Kreativitas diperlukan untuk mengidentifikasi suatu cara atau proses baru dari perusahaan/organisasi sehingga ada nilai yang bermakna. Sedangkan disiplin menyangkut hal yang berkaitan dengan integritas arsitektur sehingga meyakinkan bahwa aplikasi yang dibangun memang sesuai dengan arsitektur perusahan yang terintegrasi dan terinovasi.

Kelima, IT investment and prioritization. Investasi teknologi informasi sering menjadi bahan yang sulit dimengerti oleh top manajemen dari suatu organisasi, hal ini dikarenakan nilai baru yang ditimbulkan tidak langsung terasa oleh organisasi.

Lain dengan membeli mesin baru atau investasi jasa transportasi. Pemahaman eksekutif maupun komisaris menjadi penting. Berapa biaya yang dikeluarkan ? Untuk apa dan bagaiamana merekonsialisasi dari berbagai kepentingan dan keinginan dari sektor lain.

Kelima dasar yang dikembangkan oleh MIT Sloan ini sangat penting dipahami oleh petinggi-petinggi organisasi agar dapat menjadi bagian dari good corporate governance.

Tatakelola pemerintahan dengan memanfaatkan teknologi informasi atau yang sering kita sebut sebagai e-government perlu melihat ini. Proyek e-govrenment di berbagai daerah masih sering terjadi pemborosan dan tidak berguna, hal ini karena belum dipahami tentang pengembangan teknologi informasi dan belum adanya alat kendali baik oleh eksekutif maupun inspektorat jendral.