Friday 22 July 2011

Audit Sistem Informasi

Konsep Dasar Audit

Kata Audit berasal dari bahasa Latin ‘Audire’ (B.N.Tandon, 2000, p.l) yang berarti ‘mendengar’, yaitu pada jaman dahulu apabila seorang pemilik usaha merasa ada suatu kesalahan / penyalahgunaan, maka ia akan mendengarkan kesaksian orang tertentu. Dengan menunjuk orang tertentu sebagai auditor yang akan memeriksa akun perusahaan dan menyatakan pendapat mengenai akun perusahaan tersebut serta menerbitkan laporan.

Audit sesungguhnya dilakukan untuk mengevaluasi apakah kegiatan kerja atau kinerja suatu organisasi sudah sesuai dengan yang direncanakan, sudah efektif, efisien, sesuai dengan pedoman standar produktivitas yang direncanakan.

Pada dasarnya Audit merupakan proses sistematis dan objektif dalam memperoleh dan mengevaluasi bukti-bukti tindakan ekonomi, guna memberikan asersi dan menilai seberapa jauh tindakan ekonomi sudah sesuai dengan kriteria berlaku, dan mengkomunikasikan hasilnya kepada pihak terkait.

Pada umumnya terdapat tiga jenis Audit yaitu :

- Audit Keuangan

- Audit Operasional / Manajemen

- Audit Sistem Informasi

2.2. Pengertian Audit Sistem Informasi

Ron Weber (1999,10) mengemukakan bahwa audit sistem informasi adalah :
” Information systems auditing is the process of collecting and evaluating evidence to determine whether a computer system safeguards assets, maintains data integrity, allows organizational goals to be achieved effectively, and uses resources efficiently”.

“Audit sistem informasi adalah proses pengumpulan dan penilaian bukti - bukti untuk menentukan apakah sistem komputer dapat mengamankan aset, memelihara integritas data, dapat mendorong pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan menggunakan sumberdaya secara efisien”.

Ada beberapa aspek yang diperiksa pada audit sistem informasi:

- Audit secara keseluruhan menyangkut : efektifitas, efisiensi, availability system, reliability, confidentiality, dan integrity, serta aspek security.

- Selanjutnya adalah audit atas proses, modifikasi program, audit atas sumber data, dan data file.

Proses audit sistem informasi dilakukan berdasarkan prosedur melalui tahap-tahap sebagai berikut :

a. Perencanaan Audit (Planning The Audit)

b. Pengujian Pengendalian (Test Of Controls)

c. Pengujian Transaksi (Test Of Transaction)

d. Pengujian Keseimbangan atau Keseluruhan Hasil (Tests Of Balances or Overal Result)

e. Penyelesaian / Pengakhiran Audit (Completion Of The Audit)

Berikut penjelasan dari tahap-tahap Audit :

a. Perencanaan Audit (Planning The Audit)

Perencanaan merupakan fase pertama dari kegiatan audit, bagi auditor eksternal hal ini artinya adalah melakukan investigasi terhadap klien untuk mengetahui apakah pekerjaan mengaudit dapat diterima, menempatkan staff audit, menghasilkan perjanjian audit, menghasilkan informasi latar belakang klien, mengerti tentang masalah hukum klien dan melakukan analisa tentang prosedur yang ada untuk mengerti tentang bisnis klien dan mengidentifikasikanresiko audit.

b. Pengujian Pengendalian (Test Of Controls)

Auditor melakukan kontrol test ketika mereka menilai bahwa kontrol resiko berada pada level kurang dari maksimum, mereka mengandalkan kontrol sebagai dasar untuk mengurangi biaya testing. Sampai pada fase ini auditor tidak mengetahui apakah identifikasi kontrol telah berjalan dengan efektif, oleh karena itu diperlukan evaluasi yang spesifik.

c. Pengujian Transaksi (Test Of Transaction)

Auditor menggunakan test terhadap transaksi untuk mengevaluasi apakah kesalahan atau proses yang tidak biasa terjadi pada transaksi yang mengakibatkan kesalahan pencatatan material pada laporan keuangan. Tes transaksi ini termasuk menelusuri jurnal dari sumber dokumen, memeriksa file dan mengecek keakuratan.

d. Pengujian Keseimbangan atau Keseluruhan Hasil (Tests Of Balances or Overal Result)

Untuk mengetahui pendekatan yang digunakan pada fase ini, yang harus diperhatikan adalah pengamatan harta dan kesatuan data. Beberapa jenis subtantif tes yang digunakan adalah konfirmasi piutang, perhitungan fisik persediaan dan perhitungan ulang aktiva tetap.

e. Penyelesaian / Pengakhiran Audit (Completion Of The Audit)

Pada fase akhir audit, eksternal audit akan menjalankan beberapa test tambahan terhadap bukti yang ada agar dapat dijadikan laporan.

Lingkup Audit Sistem Informasi pada umumnya difokuskan kepada seluruh sumber daya sistem informasi yang ada, yaitu Aplikasi, Informasi, Infrastruktur dan Personil.

2.3. Tujuan Audit Sistem Informasi

Tujuan Audit Sistem Informasi dapat dikelompokkan ke dalam dua aspek utama dari ketatakelolaan IT, yaitu :

a. Conformance (Kesesuaian) – Pada kelompok tujuan ini audit sistem informasi difokuskan untuk memperoleh kesimpulan atas aspek kesesuaian, yaitu : Confidentiality (Kerahasiaan), Integrity (Integritas), Availability (Ketersediaan) dan Compliance (Kepatuhan).

b. Performance (Kinerja) – Pada kelompok tujuan ini audit sistem informasi difokuskan untuk memperoleh kesimpulan atas aspek kinerja, yaitu : Effectiveness (Efektifitas), Efficiency (Efisiensi), Reliability (Kehandalan).

Tujuan audit sistem informasi menurut Ron Weber tujuan audit yaitu :

1. Mengamankan asset

2. Menjaga integritas data

3. Menjaga efektivitas sistem

4. Mencapai efisiensi sumberdaya.

Keempat tujuan tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :

Mengamankan aset, aset (activa) yang berhubungan dengan instalasi sistem informasi mencakup: perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), manusia (people), file data, dokumentasi sistem, dan peralatan pendukung lainnya.

Sama halnya dengan aktiva - aktiva yang lain, maka aktiva ini juga perlu dilindungi dengan memasang pengendalian internal. Perangkat keras dapat rusak karena unsur kejahatan atau sebab-sebab lain. Perangkat lunak dan isi file data dapat dicuri. Peralatan pendukung dapat digunakan untuk tujuan yang tidak diotorisasi.

Menjaga integritas data, integritas data merupakan konsep dasar audit sistem informasi. Integritas data berarti data memiliki atribut: kelengkapan, baik dan dipercaya, kemurnian, dan ketelitian. Tanpa menjaga integritas data, organisasi tidak dapat memperlihatkan potret dirinya dengan benar atau kejadian yang ada tidak terungkap seperti apa adanya. Akibatnya, keputusan maupun langkah-langkah penting di organisasi salah sasaran karena tidak didukung dengan data yang benar. Meskipun demikian, perlu juga disadari bahwa menjaga integritas data tidak terlepas dari pengorbanan biaya. Oleh karena itu, upaya untuk menjaga integritas data, dengan konsekuensi akan ada biaya prosedur pengendalian yang dikeluarkan harus sepadan dengan manfaat yang diharapkan.

Menjaga efektivitas sistem, sistem informasi dikatakan efektif hanya jika sistem tersebut dapat mencapai tujuannya. Untuk menilai efektivitas sistem, perlu upaya untuk mengetahui kebutuhan pengguna sistem tersebut (user). Selanjutnya, untuk menilai apakah sistem menghasilkan laporan atau informasi yang bermanfaat bagi user (misalnya pengambil keputusan), auditor perlu mengetahui karakteristik user berikut proses pengambilan keputusannya. Biasanya audit efektivitas sistem dilakukan setelah suatu sistem berjalan beberapa waktu. Manajemen dapat meminta auditor untuk melakukan post audit guna menentukan sejauh mana sistem telah mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Evaluasi ini akan memberikan masukan bagi pengambil keputusan apakah kinerja sistem layak dipertahankan; harus ditingkatkan atau perlu dimodifikasi; atau sistem sudah usang, sehingga harus ditinggalkan dan dicari penggantinya

Audit efektivitas sistem dapat juga dilaksanakan pada tahap perencanaan sistem (system design). Hal ini dapat terjadi jika desainer sistem mengalami kesulitan untuk mengetahui kebutuhan user, karena user sulit mengungkapkan atau mendeskripsikan kebutuhannya. Jika sistem bersifat komplek dan besar biaya penerapannya, manajemen dapat mengambil sikap agar sistem dievaluasi terlebih dahulu oleh pihak yang independen untuk mengetahui apakah rancangan sistem sudah sesuai dengan kebutuhan user. Melihat kondisi seperti ini, auditor perlu mempertimbangkan untuk melakukan evaluasi sistem dengan berfokus pada kebutuhan dan kepentingan manajemen.

Mencapai efisiensi sumberdaya, suatu sistem sebagai fasilitas pemrosesan informasi dikatakan efisien jika ia menggunakan sumberdaya seminimal mungkin untuk menghasilkan output yang dibutuhkan. Pada kenyataannya, sistem informasi menggunakan berbagai sumberdaya, seperti mesin, dan segala perlengkapannya, perangkat lunak, sarana komunikasi dan tenaga kerja yang mengoperasikan sistem tersebut. Sumberdaya seperti ini biasanya sangat terbatas adanya. Oleh karena itu, beberapa kandidat sistem (system alternatif) harus berkompetisi untuk memberdayakan sumberdaya yang ada tersebut.

Adapun tujuan yang lain adalah :

1. Untuk memeriksa kecukupan dari pengendalian lingkungan, keamanan fisik, keamanan logikal serta keamanan operasi sistem informasi yang dirancang untuk melindungi piranti keras, piranti lunak dan data terhadap akses yang tidak sah, kecelakaan, perubahan yang tidak dikehendaki.

2. Untuk memastikan bahwa sistem informasi yang dihasilkan benar-benar sesuai dengan kebutuhan sehingga bisa membantu organisasi untuk mencapai tujuan strategis.

2.4. Perlunya Pengendalian dan Audit

Semenjak komputer menjadi alat utama dalam pemrosesan data dan penyediaan informasi untuk berbagai keputusan, maka sangat perlu bagi pengguna sistem informasi berbasis komputer untuk mengendalikan pemakaian sistem pengolah data berbasis komputer tersebut secara lebih baik. Beberapa alasan untuk manajemen memerlukan sebuah Audit Sistem Informasi, yaitu antara lain adalah sebagai berikut:

a. Kerugian akibat kehilangan data.

Data yang diolah menjadi sebuah informasi, merupakan aset penting dalam organisasi bisnis saat ini. Banyak aktivitas operasi mengandalkan beberapa informasi yang penting. Informasi sebuah organisasi bisnis akan menjadi sebuah potret atau gambaran dari kondisi organisasi tersebut di masa lalu, kini dan masa mendatang. Jika informasi ini hilang akan berakibat cukup fatal bagi organisasi dalam menjalankan aktivitasnya.

Sebagai contoh adalah jika data nasabah sebuah bank hilang akibat rusak, maka informasi yang terkait akan hilang, misalkan siapa saja nasabah yang mempunyai tagihan pembayaran kredit yang telah jatuh tempo. Atau juga misalkan kapan bank harus mempersiapkan pembayaran simpanan deposito nasabah yang akan jatuh tempo beserta jumlahnya. Sehingga organisasi bisnis seperti bank akan benar-benar memperhatikan bagaimana menjaga keamanan datanya.

Kehilangan data juga dapat terjadi karena tiadanya pengendalian yang memadai, seperti tidak adanya prosedur back-up file. Kehilangan data dapat disebabkan karena gangguan sistem operasi pemrosesan data, sabotase, atau gangguan karena alam seperti gempa bumi, kebakaran atau banjir.

b. Kerugian akibat kesalahan pemrosesan komputer.

Pemrosesan komputer menjadi pusat perhatian utama dalam sebuah sistem informasi berbasis komputer. Banyak organisasi telah menggunakan komputer sebagai sarana untuk meningkatkan kualitas pekerjaan mereka. Mulai dari pekerjaan yang sederhana, seperti perhitungan bunga berbunga sampai penggunaan komputer sebagai bantuan dalam navigasi pesawat terbang atau peluru kendali. Dan banyak pula di antara organisasi tersebut sudah saling terhubung dan terintegrasi. Akan sangat mengkhawatirkan bila terjadi kesalahan dalam pemrosesan di dalam komputer. Kerugian mulai dari tidak dipercayainya perhitungan matematis sampai kepada ketergantungan kehidupan manusia.

c. Pengambilan keputusan yang salah akibat informasi yang salah.

Kualitas sebuah keputusan sangat tergantung kepada kualitas informasi yang disajikan untuk pengambilan keputusan tersebut. Tingkat akurasi dan pentingnya sebuah data atau informasi tergantung kepada jenis keputusan yang akan diambil. Jika top manajer akan mengambil keputusan yang bersifat strategik, mungkin akan dapat ditoleransi berkaitan dengan sifat keputusan yang berjangka panjang. Tetapi kadangkala informasi yang menyesatkan akan berdampak kepada pengambilan keputusan yang menyesatkan pula.

d. Kerugian karena penyalahgunaan komputer (Computer Abused)

Tema utama yang mendorong perkembangan dalam audit sistem informasi dalam sebuah organisasi bisnis adalah karena sering terjadinya kejahatan penyalahgunaan komputer. Beberapa jenis tindak kejahatan dan penyalah-gunaan komputer antara lain adalah virus, hacking, akses langsung yang tak legal (misalnya masuk ke ruang komputer tanpa ijin atau menggunakan sebuah terminal komputer dan dapat berakibat kerusakan fisik atau mengambil data atau program komputer tanpa ijin) dan atau penyalahgunaan akses untuk kepentingan pribadi (seseorang yang mempunyai kewenangan menggunakan komputer tetapi untuk tujuan-tujuan yang tidak semestinya).

- Hacking - seseorang yang dengan tanpa ijin mengakses sistem komputer sehingga dapat melihat, memodifikasi, atau menghapus program komputer atau data atau mengacaukan sistem.

- Virus – virus adalah sebuah program komputer yang menempelkan diri dan menjalankan sendiri sebuah program komputer atau sistem komputer di sebuah disket, data atau program yang bertujuan mengganggu atau merusak jalannya sebuah program atau data komputer yang ada di dalamnya. Virus dirancang dengan dua tujuan, yaitu pertama mereplikasi dirinya sendiri secara aktif dan kedua mengganggu atau merusak sistem operasi, program atau data.

Ø Dampak dari kejahatan dan penyalahgunaan komputer tersebut antara lain:

· Hardware, software, data, fasilitas, dokumentasi dan pendukung lainnya rusak atau hilang dicuri atau dimodifikasi dan disalahgunakan.

· Kerahasiaan data atau informasi penting dari orang atau organisasi rusak atau hilang dicuri atau dimodifikasi.

· Aktivitas operasional rutin akan terganggu.

· Kejahatan dan penyalahgunaan komputer dari waktu ke waktu semakin meningkat, dan hampir 80% pelaku kejahatan komputer adalah ‘orang dalam’.

e. Nilai hardware, software dan personil sistem informasi

Dalam sebuah sistem informasi, hardware, software, data dan personil adalah merupakan sumberdaya organisasi. Beberapa organisasi bisnis mengeluarkan dana yang cukup besar untuk investasi dalam penyusunan sebuah sistem informasi, termasuk dalam pengembangan sumberdaya manusianya. Sehingga diperlukan sebuah pengendalian untuk menjaga investasi di bidang ini.

f. Pemeliharaan kerahasiaan informasi

Informasi di dalam sebuah organisasi bisnis sangat beragam, mulai data karyawan, pelanggan, transaksi dan lainya adalah amat riskan bila tidak dijaga dengan benar. Seseorang dapat saja memanfaatkan informasi untuk disalahgunakan. Sebagai contoh bila data pelanggan yang rahasia, dapat digunakan oleh pesaing untuk memperoleh manfaat dalam persaingan.

2.5. Teknik Audit

Ada beberapa teknik audit untuk mengetes automated control. Auditor dapat menggunakan tiga kategori berikut dalam menguji pengendalian biasa juga disebut sebagai teknik audit berbantuan computer / TABK (Computer Assisted Audit Techniques/CAAT) yang terdiri atas:

  1. Auditing Around the Computer

Dengan teknik ini auditor menguji reliability dari computer generated information dengan terlebih dahulu menghitung hasil yang diinginkan dari transaksi yang dimasukkan dalam sistem, dan kemudian membandingkan hasil perhitungan dengan hasil proses atau output. Jika terbukti akurat dan valid, maka diasumsikan bahwa sistem pengendalian berfungsi seperti yang seharusnya. Kondisi ini cocok jika sistem aplikasi otomasi sederhana dan ringkas. Pendekatan ini masih relevan dipakai di perusahaan yang menggunakan software akuntansi yang bervariasi dan melakukan proses secara periodic.

  1. Auditing With the Computer

Adalah auditing dengan pendekatan komputer, menggunakan teknik yang bervariasi yang biasa juga disebut Computer Assisted Audit Technique (CAAT). Penggunaan CAAT telah meningkatkan secara dramatis kapabilitas dan efektifitas auditor, dalam melakukan susbstantif test. Salah satu CAAT yang lazim dipakai adalah general audit software (GAS). GAS sering dipakai untuk melakukan substantive test dan digunakan test of control yang terbatas. Sebagai contoh GAS sering dipakai untuk mengetes fungsi algoritma yang komplek dalam program komputer. Tetapi ini memerlukan pengalaman yang luas dalam penggunaan software ini.

  1. Audit Through the Computer

Teknik ini fokus pada testing tahapan pemrosesan computerised, logic program, edit routines dan program controls. Pendekatan ini mengasumsikan bahwa jika program pemrosesan dikembangkan dengan baik, dan memenuhi edit routines dan programme check yang memadai, maka error dan kecurangan tidak akan mudah terjadi tanpa terdeteksi.

2.6. Auditor

Auditor merupakan seseorang yang memiliki kualifikasi tertentu dalam melakukan audit atas laporan keuangan dan kegiatan suatu perusahaan atau organisasi. Seiring dengan perkembangan teknologi informasi maka berkembang pulalah suatu keahlian dalam profesi auditor, yaitu auditor sistem informasi. Hal ini didasari bahwa semakin banyak transaksi keuangan yang berjalan dalam sebuah sistem komputer. Maka dari itu perlu dibangun sebuah kontrol yang mengatur agar proses komputasi berjalan menjadi baik. Saat ini auditor sistem informasi umumnya digunakan pada perusahaan-perusahaan besar yang sebagian besar transaksi berjalan secara otomatis. Auditor sistem informasi dapat berlatar belakang IT atau akuntansi tentunya dengan kelebihan dan kekurangan masing-masing.

Pada umumnya terdapat tiga jenis auditor, yaitu:

a. Auditor Pemerintah adalah auditor yang bertugas melakukan audit pada instansi-instansi pemerintah.

b. Auditor Intern merupakan auditor yang bekerja pada suatu perusahaan dan oleh karenanya berstatus sebagai pegawai pada perusahaan tersebut. Tugas utamanya ditujukan untuk membantu manajemen perusahaan tempat dimana ia bekerja.

c. Auditor Independen atau Akuntan Publik adalah melakukan fungsi pengauditan yang diterbitkan oleh perusahaan. Pengauditan ini dilakukan pada perusahaan terbuka, yaitu perusahaan yang go public, perusahaan-perusahaan besar dan juga perusahaan kecil serta organisasi-organisasi yang tidak bertujuan mencari laba. Praktik akuntan publik harus dilakukan melalui suatu Kantor Akuntan Publik (KAP).

Syarat-syarat yang harus dimiliki oleh seorang auditor, diantaranya :

a. Audit harus dilaksanakan oleh seorang atau lebih yang memilki keahlian dan pelatihan teknis yang cukup sebagai auditor.

Dalam melaksanakan audit sampai pada suatu pernyataan pendapat, auditor harus senantiasa bertindak sebagai seorang ahli dalam bidang auditing. Pencapaian keahlian tersebut dimulai dari pendidikan formal ditambah dengan pengalaman-pengalaman dalam praktik audit dan menjalani pelatihan teknis yang cukup. Asisten junior yang baru masuk dalam karir auditing harus memperoleh pengalaman profesionalnya dengan mendapatkan supervisi yang memadai dan review atas pekerjaannya dari atasannya yang lebih berpengalaman. Pelatihan yang dimaksudkan disini, mencakup pula pelatihan kesadaran untuk secara terus-menerus mengikuti perkembangan yang terjadi dalam bidang bisnis dan profesinya. Ia harus mempelajari, memahami, dan menerapkan ketentuan-ketentuan baru dalam prinsip dan standar auditing yang telah ditetapkan.

b. Dalam semua hal yang berhubungan dengan perikatan, independensi dan sikap mental harus dipertahankan oleh auditor.

Standar ini mengharuskan seorang auditor bersikap independen, yang artinya seorang auditor tidak mudah dipengaruhi, karena pekerjaannya untuk kepentingan umum. Kepercayaan masyarakat umum atas independensi sikap auditor independen sangat penting bagi perkembangan profesi akuntan publik. Untuk menjadi independen, seorang auditor harus secara intelektual jujur.
Profesi akuntan publik telah menetapkan dalam Kode Etik Akuntan Indonesia, agar anggota profesi menjaga dirinya dari kehilangan persepsi independensi dari masyarakat. Independensi secara intrinsik merupakan masalah mutu pribadi, bukan merupakan suatu aturan yang dirumuskan untuk dapat diuji secara objektif.

c. Dalam pelaksanaan audit dan penyusunan laporannya, auditor wajib menggunakan kemahiran profesionalnya dengan cermat dan seksama. Penggunaan kemahiran profesional dengan cermat dan seksama menekankan tanggung jawab setiap profesional yang bekerja dalam organisasi auditor. Selain itu juga menyangkut apa yang dikerjakan auditor dan bagaimana kesempurnaan pekerjaannya tersebut. Seorang auditor harus memiliki “tingkat keterampilan yang umumnya dimiliki” oleh auditor pada umumnya dan harus menggunakan keterampilan tersebut dengan “kecermatan dan keseksamaan yang wajar”. Untuk itu, auditor dituntut untuk memiliki skeptisme profesional dan keyakinan yang memadai dalam mengevaluasi bukti audit.

Berikut ini merupakan peran auditor, yaitu:

1. Perencanaan, Pengendalian dan Pencatatan. Auditor perlu merencanakan, mengendalikan dan mencatat pekerjannya.

2. Sistem Pemrosesan Transaksi. Auditor harus mengetahui dengan pasti sistem pencatatan dan pemrosesan transaksi dan menilai kecukupannya sebagai dasar penyusunan laporan.

3. Bukti Audit. Auditor akan memperoleh bukti audit yang relevan dan reliable untuk memberikan kesimpulan rasional.

4. Pengendalian Intern. Bila auditor berharap untuk menempatkan kepercayaan pada pengendalian internal, hendaknya memastikan dan mengevaluasi pengendalian itu dan melakukan compliance test.

5. Peninjauan Ulang Laporan. Auditor melaksanakan tinjau ulang laporan yang relevan seperlunya, dalam hubungannya dengan kesimpulan yang diambil berdasarkan bukti audit lain yang didapat, dan untuk memberi dasar rasional atas pendapat mengenai laporan yang ada.

2.7. Kata Kunci

  • Audit
  • Audit Sistem Informasi
  • Auditor
  • Teknik audit
  • CAAT / TABK
  • Conformance
  • Perfomance

PERAN AUDIT DALAM STUDY KELAYAKAN DAN KONVERSI


Analisa Sistem

Peran auditor :

Auditor eksternal dan internal merupakan stakeholder dari sistem yang diusulkan. Berbagai fitur audit tidak dapat dengan mudah ditambahkan kedalam sistem yang ada. Sehingga akuntan/auditor terlibat dalam analisa sistem yang baru untuk menentukan fitur audit yang dibutukan dan apakah fitur tersebut sesuai dengan sistem.

Perancangan Sistem
Peran Auditor:

Auditor merupakan stakeholder dalam sistem keuangan sehingga mempunyai kepentingan dengan tahap disain konseptual dalam sistem. Kemampuan suatu sistem untuk diaudit sebagian tergantung pada karakteristik disainnya. Beberapa teknik audit menggunakan komputer membutuhkan suatu sistem yang didisain dengan suatu fitur audit yang integral dengan sistem. Fitur audit ini harus ditentukan pada tahap disain konseptual.

Tahap perancangan system, yang di uji oleh seorang auditor :
a. System Evaluation and Selection

Tahapan ini untuk mengidentifikasi sistem yang paling sesuai dengan perusahaan. Terdiri dari dua tahap yaitu:
1) Melakukan studi kelayakan secara detail, yaitu:

· Technical feasibility, untuk menentukan apakah sistem dapat dikembangkan dengan teknologi yang ada atau dibutuhkan suatu teknologi baru.

· Legal feasibility, untuk mengidentifikasi konflik antara sistem konseptual dengan kemampuan perusahaan untuk menjaga tanggung jawab legalnya.

· Operational feasibility, menunjukkan tingkat kompatibilitas antara prosedur perusahaan yang ada, keahlian tenaga kerja dan kebutuhan operasi sistem yang baru.

· Schedule feasibility, menghubungkan kemampuan perusahaan untuk mengimplementasikan proyek dalam jangka waktu yang telah ditetapkan.

2) Melakukan analisa cost benefit, yaitu:

· Mengidentifikasi kos yang terjadi sekali dan kos yang berulang

· Mengidentifikasi tangible dan intangible benefit

· Membandingkan kos dan benefit

Peran auditor pada tahap ini adalah memastikan:

· Hanya kos yang dapat dibebaskan yang digunakan dalam perhitungan cost saving benefit

· Tingkat bunga yang wajar digunakan dalam mengukur nilai sekarang aliran kas

· Kos yang terjadi sekali dan kos yang berulang dilaporkan secara lengkap dan akurat

· Umur manfaat yang realistis digunakan dalam membandingkan proyek

· Intangible benefit dinilai secara wajar.

Tahap perancangan sistem akan melibatkan beberapa aktifitas seperti:
a. System Evaluation and Selection

Tahapan ini untuk mengidentifikasi sistem yang paling sesuai dengan perusahaan. Terdiri dari dua tahap yaitu:
1) Melakukan studi kelayakan secara detail, yaitu:

· Technical feasibility, untuk menentukan apakah sistem dapat dikembangkan dengan teknologi yang ada atau dibutuhkan suatu teknologi baru.

· Legal feasibility, untuk mengidentifikasi konflik antara sistem konseptual dengan kemampuan perusahaan untuk menjaga tanggung jawab legalnya.

· Operational feasibility, menunjukkan tingkat kompatibilitas antara prosedur perusahaan yang ada, keahlian tenaga kerja dan kebutuhan operasi sistem yang baru.

· Schedule feasibility, menghubungkan kemampuan perusahaan untuk mengimplementasikan proyek dalam jangka waktu yang telah ditetapkan.

2).Melakukan analisa cost benefit, yaitu:

· Mengidentifikasi kos yang terjadi sekali dan kos yang berulang

· Mengidentifikasi tangible dan intangible benefit

· Membandingkan kos dan benefit

Peran auditor pada tahap ini adalah memastikan:

· Hanya kos yang dapat dibebaskan yang digunakan dalam perhitungan cost saving benefit

· Tingkat bunga yang wajar digunakan dalam mengukur nilai sekarang aliran kas

· Kos yang terjadi sekali dan kos yang berulang dilaporkan secara lengkap dan akurat

· Umur manfaat yang realistis digunakan dalam membandingkan proyek

· Intangible benefit dinilai secara wajar.

b. Detailed Design

Tujuan tahap ini adalah menghasilkan suatu deskripsi detil mengenai sistem yang diusulkan yang dapat memenuhi kebutuhan yang telah diidentifikasi selama tahap analisa sistem dan sesuai dengan disain konseptual. Setelah menyelesaikan disain detil, tim pengembangan biasanya melakukan system design walkthrough untuk memastikan bahwa disain tersebut bebas dari kesalahan konseptual yang dapat terbawa sampai ke sistem final. Proses ini biasanya juga dilakukan oleh quality assurance group yang merupakan pihak independen terdiri dari programmer, analis, pengguna dan internal auditor.

Peran auditor adalah berfungsi sebagai anggota tim pengendali kualitas dimana mereka mensimulasikan operasional sistem untuk menemukan kesalahan, penghilangan dan ambiguitas dalam rancangan. Tim pengendali kualitas ini akan memberikan rekomendasi untuk menerima sistem tanpa modifikasi, memodifikasi suatu bagian atau menolak sistem karena adanya kesalahan yang material, tergantung pada tingkat kesalahan sistem.

c. System Programming danTesting

Tahapan ini akan menentukan bahasa pemrograman yang tersedia dan menentukan tingkat kesesuaiannya dengan aplikasi. Apapun bahasa pemrograman yang digunakan, pendekatan yang seharusnya digunakan adalah modular approach karena:

· Programming efficiency yaitu modul dapat di beri kode dan diuji secara terpisah sehingga mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk pemrograman.

· Maintenance efficiency yaitu modul yang kecil lebih mudah dianalisa dan dirubah sehingga mengurangi waktu untuk pemeliharaannya.
• Control, pengendalian lebih mudah karena modul kecil dan terpisah.

Peran auditor adalah melakukan verifikasi atas personel dan proyek yang digunakan dalam prosedur pengujian. Biasanya auditor akan melakukan wawancara mengenai pengujian system secara offline sebelum digunakan secara online, pengujian data dan hasil pengujian.


Pengertian hirarki dan tingkatan manajemen

PENGERTIAN HIRARKI

Hirarki adalah alat yang paling mudah untuk memahami masalah yang kompleks dimana masalah tersebut diuraikan ke dalam elemen-elemen yang bersangkutan, menyusun elemen-elemen tersebut secara hirarkis dan akhirnya melakukan penilaian atas elemen-elemen tersebut sekaligus menentukan keputusan mana yang akan diambil. Proses penyusunan elemen-elemen secara hirarkis meliputi pengelompokan elemen-elemen dalam komponen yang sifatnya homogen dan menyusun komponen-komponen tersebut dalam level hirarki yang tepat.Hirarki juga merupakan abstraksi struktur suatu sistem yang mempelajari fungsi interaksi antara komponen dan juga dampak-dampaknya pada sistern. Abstraksi ini mempunyai bentuk saling berkaitan, tersusun dan suatu puncak atau sasaran utama (ultimate goal) turun ke sub-sub tujuan tersebut, lain kepelaku (aktor) yang memberi dorongan, turun ketujuan-tujuan pelaku, kemudian kebijakan-kebijakan, strategi-strategi tersebut. Dengan demikian hirarki adalah sistem yang tingkatan-tingkatan (level) keputusannya berstratifikasi dengan beberapa elemen keputusan pada setiap tingkatan keputusan. Secara umum hirarki dapat dibagi dua jenis (Bambang Permadi, AHP Pusat Antar Universitas – Studi Ekonomi, Ul, Jakarta, 1992, hal.3), yaitu:


1.Hirarki Struktural, menguraikan masalah yang kompleks diuraikan menjadi bagian-bagiannya atau elemen-elemennya menurut ciri atau besaran tententu sepenti jumlah, bentuk, ukuran atau warna.
2.Hirarki Fungsional , menguraikan masalah yang kompleks menjadi bagian-bagiannya sesuai hubungan essensialnya Misalnya masalah pemilihan pemimpin dapat diuraikan menjadi tujuan utama yaitu mencari pemimpin, kriteria pemimpin yang sesuai dan alternatif pemimpin-pemimpin yang memenuhi syarat. Penyusunan hirarki atau struktur keputusan dilakukan untuk menggambarkan elemen sistem atau alternatif keputusan yang teridentifikasi.



GAMBARAN UMUM MANAJEMEN

Manajemen biasanya didefinisikan sebagai fungsi manajer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian. Jadi dapat dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses. Proses merupakan suatu cara sistematik yang sudah ditetapkan untuk melakukan kegiatan. Dengan merujuk pada definisi diatas, maka majemen berarti suatu proses yang menekankan keterlibatan dan aktivitas yang saling terkait untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan.

*Tingkatan Manajemen

1.Manajer pada tingkat tertinggi hirarki organisasi , seperti direktur dan para wakil direktur, sering disebut berada pada tingkat perencanaan strategis. Bertanggung jawab atas pengelolaan organisasi secara keseluruhan. Menetaplan arah kebijaksanaan, membuat rencana dan sasaran jangka panjang, merumuskan strategi, menyusun prosedur operasional organisasi secara umum, serta menetapkan pedoman interaksi organisasi dengan lingkungannya. Jadi, manajer tingkat atas memerlukan informasi berupa ringkasan dari seluruh transaksi yang terjadi dalam periode waktu tertentu. Informasi dapat disajikan dalam bentuk tabel atau grafik, yang penting berupa informasi global dari seluruh transaksi yang terjadi.
2.Manajer tingkat menengah mencakup manajer wilayah, direktur produk dan kepala divisi, berada pada tingkat pengendalian manajemen. Bertanggung jawab atas pengelolaan organisasi berdasarkan departementalisasi, wilayah, produk atau divisi. Merumuskan rencana dan sasaran operasional jangka menengah, merumuskan strategi, menyusun prosedur, melakukan pengendalian dan membuat keputusan operasional berdasarkan lingkup tanggung jawabnya. Jadi, manajer tingkat menengah memerlukan informasi berdasarkan divisinya. Khusus untuk departemen persedian barang, majer membutuhkan informasi rinci tentang produk yang laris, sehingga dapat dibuat perencanaan yang matang untuk menjamin persedian produk tersebut.
3.Manajer tingkat bawah, mencakup kepala departemen, supervisor, pimpinan proyek, berada pada manajen tingkat pengendalian operasional. Bertanggung jawab atas pelaksanaan rencana dan sasaran operasional, membuat keputusan jangka pendek berdasarkan arah kebijakan, prosedur dan pedoman yang telah ditetapkan, serta mengendalikan transaksi harian. Jadi manajer tingkat ini membutuhkan informasi rinci dari pergerakan setiap transaksi agar dapat melakukan control terhadap proses tersebut.


PERAN MANAJEMEN, menurut Henry Mintzberg
1.Peran Interpersonal : peran hubungan personal dapat terdiri dari : = figur kepala (figur head) : manajer mewakili organisasi
untuk kegiatan2 diluar organisasi.
=pemimpin(leader) : manajer mengkoordinasi, mengendalikan, memotivasi, dan mendukung bawahan-
bawahannya.
= penghubung (liaison) : manajer menghubungkan
personal2 di semua tingkatan manajemen.

2.Peran Informational : peran dari manajer sebagai pusat syaraf (nerve center) organisasi untuk menerima informasi yg paling mutakhir dan sebagai penyebar ( disseminator) informasi keseluruh personal di organisasi. Peran informasi lainnya adalah manajer sebagai juru bicara (spokesman) untuk menjawab pertanyaan2 tentang informasi yg dimilikinya.

3.Peran decisional : yang dilakukan oleh manajer adalah sebagai entreprenuer, sebagai orang yg menangani gangguan, sebagai orang yg mengalokasikan sumber2 dayaorganisasi, dan sebagai negosiator jika terjadi konflik di dalam organisasi.

Keahlian & Pengetahuan manajer
•Keahlian Manajer : Seorang manajer yang berhasil harus memiliki banyak keahlian, tetapi ada dua yang mendasar yaitu komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya, manajerlain ditingkat yang sama, dan dengan orang-orang diluar perusahaan. Mereka juga memecahkan masalah dengan membuat perubahan-perubahan pada operasi perusahan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya.
–Komunikasi :
–Memecahan masalah


•Pengetahuan Manajer :
–Mengerti Komputer (computer literacy) : pengetahuan ini mencakup pengertian mengenai istilah-istilah computer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan computer, kemampuan menggunakan computer.
–Mengerti Informasi (Information literacy) : meliputi pengertian bagaimana menggunakan informasi pada tiap-tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, dimana informasi dapat diperoleh, dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.
Mengerti informasi tidak tergantung pada mengerti computer, seorang manajer dapat mengerti informasi tapi tidak mengerti computer. Kenyataannya jika seseorang diharuskan memilih, mengerti informasi lebih penting. Namun idealnya, seorang manajer harus mengerti computer dan informasi.
Manajer harus dapat memandang perusahaan / organisasinya sebagai suatu sistem.

IT governance di pemerintahan dan korporasi

Tuntutan tata kelola yang baik, benar dan transparan pada suatu organisasi baik di korporasi, pemerintahan bahkan di LSM semakin meningkat. Sebenarnya keinginan untuk mengembangkan tatakelola suatu organisasi bukan hal baru, tapi hal ini mencuat sejak awal 2000-an dengan munculnya beberapa skandal di beberapa perusahaan yang meyebabkan tidak sehatnya suatu usaha.

Tata kelola organisasi seperti di pemda, universitas dan perusahaan sangat penting bagi pemegang saham, investor, wakil pengemban amanah (MWA untuk universitas BHMN), pegawai, kreditor dan pelanggan sebagai pengguna jasa.
Beberapa organisasi telah mencoba mengeluarkan suatu pedoman tentang tata kelola korporasi yang baik. OECD mendefinisikan tatakelola korporasi dengan penyediaan suatu struktur untuk mendapatkan suatu tujuan dari organisasi dan pemantauan kinerja untuk meyakinkan bahwa tujuan telah tercapai. Pedoman tata kelola organisasi tidak tunggal, bisa dikembangkan sesuai dengan macam atau bentuk organisasi.

Pada umumnya wakil pemilik organisasi menunjuk dewan direksi untuk menjaga dan meningkatkan nilai aset yang dipunyai oleh organisasi seperti aset fisik, sumber daya manusia, keuangan, kekayaan intelektual, teknologi informasi dan aset hubungan dengan pelanggan, pengguna ataupun lingkungan.
Perusahaan-perusahaan besar dan maju telah merubah cara pandangnya terhadap teknologi informasi dari sekedar alat perhitungan dan komunikasi menjadi suatu komponen yang melekat (embeded) perusahaan untuk tetap bisa bersaing.

Proses organisasi

Beberapa kasus informasi yang salah sering kita temui, misalnya beberapa waktu lalu ada informasi tentang TKI di Irak yang disandera, ternyata informasi yang dikeluarkan oleh lembaga-lembaga yang terkait salah dan berbeda. Informasi didapat melalui capturing (menulis, merekam), kemudian diproses, dikirim dan disimpan oleh beberapa mesin atau orang yang berbeda-beda.

Di setiap titik ada kemungkinan disalahgunakan untuk kepentingan tertentu baik yang disengaja ataupun karena kesalahan manusia. Kesalahan ini bisa terjadi, walaupun mungkin sudah menggunakan sebagian besar teknologi informasi.

Contoh, dalam sistem perpajakan, untuk mendapatkan data wajib pajak, pengisian bahkan penyetoran walaupun sudah menggunakan e-filling/e-payment yang secara perhitungan bisa, real time dan on line, tetapi masih banyak lubang kebocoran, mulai dari pengisian sampai ke pelaporan. Dengan demikian maka proses tatakelola teknologi informasi menjadi sangat penting di suatu organisasi.

IT governance diartikan sebagai struktur dari hubungan dan proses yang mengarahkan dan mengatur organisasi dalam rangka mencapai tujuannya dengan memberikan nilai tambah dari pemanfaatan teknologi informasi sambil menyeimbangkan risiko dibandingkan dengan hasil yang diberikan oleh teknologi informasi dan prosesnya.

IT governance merupakan satu kesatuan dengan sukses dari enterprise governance melalui pen-ingkatan dalam efektivitas dan efisiensi dalam proses perusahaan yang berhubungan. IT governance menyediakan struktur yang menghubungkan proses TI, sumber daya TI dan informasi bagi strategi dan tujuan perusahaan.
Lebih jauh lagi IT governance menggabungkan good (best) practice dari perencanaan dan pengorganisasian TI, pembangunan dan pengimplemantasian, delivery dan support, serta memonitor kinerja TI untuk memastikan kalau informasi perusahaan dan teknologi yang berhubungan mendukung tujuan bisnis perusahaan.
IT governance memungkinkan perusahaan untuk memperoleh keuntungan penuh dari informasinya, dengan memaksimalkan keuntungan dari peluang dan keuntungan kompetitif yang dimiliki.

Menurut hasil penelitian CSIR MIT, terdapat lima kunci keputusan tatakelola, sehingga teknologi informasi adalah sebuah aset yang strategis sebagai berikut:

Pertama, IT principles. Keputusan teknologi informasi ini adalah kumpulan dari pernyataan-pernyataan level eksekutif tinggi tentang bagaimana teknologi informasi dapat digunakan organisasi. Sekali pernyataan diartikulasikan, prinsip TI menjadi bagian dari managemen organisasi, yang terus didiskusikan dan dilaksanakan demi perbaikan organisasi, baik di sektor pemasaran, keuangan, pabrik dan lain-lain.

Kedua, IT architecture decisions. Dengan mengklarifikasikan teknologi sebagai pendukung bisnis organisasi yang telah dikembangkan melalui IT principlies baik secara eksplisit maupun implisit, selanjutnya memerlukan proses standardisasi dan integrasi di dalam suatu organisasi.

Arsitektur TI adalah pengorganisasian logika dari data, aplikasi dan infrastruktur yang dikemas dalam suatu kebijakan, hubungan dan pemilihan teknologi untuk mendapatkan integrasi dan standardisasi teknis dan bisnis yang diharapkan.

Dalam banyak kasus di Indonesia saat ini banyak persoalan masalah integrasi dan koordinasi, kepentingan sektoral masih menjadi problem, sehingga sering gagalnya proyek IT di perusahaan yang menghabiskan banyak biaya.

Ketiga, IT infrastructure. Prasarana dan sarana teknologi informasi yang menyangkut jaringan, komputer, perangkat keras dan lunak lainnya adalah suatu kumpulan komponen yang diharapkan bisa mempercepat proses perhitungan, pengiriman dalam berbagai media informasi (data, informasi, gambar, video, teks) dalam waktu yang singkat dan proses penyimpanan yang efektif.

Suatu sarana yang bisa dikontrol dari pusat kekuasaan dan yang dipakai bersama menjadi hal yang penting. Perencanaan kapasitas, baik di penyimpanan, pengiriman (bandwidth) maupun pelayan, menjadi penting. Tanpa ada perencanaan yang baik, maka akan menyebabkan buruknya image dan kinerja IT di perusahaan.

Keempat, business applications needs. Dalam pengembagan teknologi informasi keperluan bisnis yang spesifik sehingga kehadiran teknologi informasi memberikan suatu nilai baru bagi organisasi. Dua hal penting dalam identifikasi keperluan bisnis yang terkait dengan teknologi informasi yaitu kreativitas dan disiplin.
Kreativitas diperlukan untuk mengidentifikasi suatu cara atau proses baru dari perusahaan/organisasi sehingga ada nilai yang bermakna. Sedangkan disiplin menyangkut hal yang berkaitan dengan integritas arsitektur sehingga meyakinkan bahwa aplikasi yang dibangun memang sesuai dengan arsitektur perusahan yang terintegrasi dan terinovasi.

Kelima, IT investment and prioritization. Investasi teknologi informasi sering menjadi bahan yang sulit dimengerti oleh top manajemen dari suatu organisasi, hal ini dikarenakan nilai baru yang ditimbulkan tidak langsung terasa oleh organisasi.

Lain dengan membeli mesin baru atau investasi jasa transportasi. Pemahaman eksekutif maupun komisaris menjadi penting. Berapa biaya yang dikeluarkan ? Untuk apa dan bagaiamana merekonsialisasi dari berbagai kepentingan dan keinginan dari sektor lain.

Kelima dasar yang dikembangkan oleh MIT Sloan ini sangat penting dipahami oleh petinggi-petinggi organisasi agar dapat menjadi bagian dari good corporate governance.

Tatakelola pemerintahan dengan memanfaatkan teknologi informasi atau yang sering kita sebut sebagai e-government perlu melihat ini. Proyek e-govrenment di berbagai daerah masih sering terjadi pemborosan dan tidak berguna, hal ini karena belum dipahami tentang pengembangan teknologi informasi dan belum adanya alat kendali baik oleh eksekutif maupun inspektorat jendral.

Pengantar Teknologi Informasi

Pengertian Teknologi Informasi (TI)

TI adalah istilah terhadap berbagai macam hal dan kemampuan yang digunakan dalam pembentukan, penyimpanan, dan penyebaran informasi.

Perlunya Teknologi Informasi, karena:
 Kompleksitas tugas manajemen
 Pengaruh gLobalisasi
 Perlunya response time cepat
 Tekanan persaingan bisnis

Sistem Informasi adalah sistem yang menggunakan teknologi komputer untuk mengumpulkan,
memproses, menyimpan, menganalisis dan menyebarkan informasi.

Sistem Informasi
  1. Data : fakta mentah.
  2. Informasi : data yang telah diorganisir sehingga memberi arti.
  3. Pengetahuan :informasi yang diproses sehingga memberikan pembelajaran, pemahaman untuk dapat diaplikasikan.

Sistem Informasi Berbasis Komputer atau Computer Based Information System (CBIS) Sistem Informasi yang menggunakan komputer dan teknologi komunikasi untuk melakukan tugas-tugas yang diinginkan.

Infrastruktur Informasi
  • Perangkat Keras (Hardware)
  • Perangkat Lunak (Software)
  • Jaringan dan Komunikasi
  • Basis Data (Database)
  • Information Management Personnel

Arsitektur Informasi
  • Perencanaan terhadap kebutuhan informasi

Kemampuan Sistem Informasi
 Proses transaksi cepat dan akurat
 Kapasitas penyimpanan besar dan akses cepat
 Komunikasi cepat, dll.

Tujuan Teknologi Informasi adalah Memecahkan masalah, membuka kreativitas, efektivitas dan efisiensi. Prinsip Teknologi Informasi High-Tech-High-Touch

Fungsi Teknologi Informasi

  1. Menangkap (Capture),
  2. Mengolah (Processing),
  3. Menghasilkan (Generating), Menyimpan(Storage),
  4. Mencari Kembali (Retrieval),
  5. Melakukan Transmisi (Transmission).


Keuntungan Teknologi Informasi :Speed, Consistency, Precision, Reliability

Teknologi Informasi dalam Berbagai Bidang

  1. Akuntansi,
  2. Finance,
  3. Marketing,
  4. Produksi atau Manajemen Produksi,
  5. Manajemen Sumber Daya Manusia

Komponen Hardware

  • Central Processing Unit(CPU)
  • Media Penyimpanan atau Memory
  • Input Device (Peralatan Input)
  • Output Device (Peralatan Output)
  • Communication Device (Peralatan Komunikasi)


Enterprise Information System

Enterprise Information System

DECISION SUPPORT SYSTEM

Salah satu jenis sistem aplikasi yang sangat popular di kalangan manajemen perusahaan adalah Decision Support System atau disingkat DSS. DSS ni merupakan suatu sistem informasi yang diharapkan dapat membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan. Hal yang perlu ditekankan di sini adalah bahwa keberadaan DSS bukan untuk menggantikan tugas-tugas manajer, tetapi untuk menjadi sarana penunjang (tools) bagi mereka. DSS sebenarnya merupakan implementasi teori-teori pengambilan keputusan yang telah diperkenalkan oleh ilmu-ilmu seperti operation research dan management science. Hanya bedanya adalah bahwa jika dahulu untuk mencari penyelesaian masalah yang dihadapi harus dilakukan perhitungan iterasi secara manual (biasanya untuk mencari nilai minimum, maksimum, atau optimum), saat ini komputer PC telah menawarkan kemampuannya untuk menyelesaikan persoalan yang sama dalam waktu relatif singkat. Dalam kedua bidang ilmu di atas, dikenal istilah decision modeling, decision theory, dan decision analysis – yang pada hakekatnya adalah merepresentasikan permasalaha n manaje-men yang dihadapi setiap hari ke dalam bentuk kuantitatif (misalnya dalam bentuk model matematika). Contoh-contoh klasik dari persoalan dalam bidang ini adalah linear programming, game’s theory, transportation problem, inventory system, decision tree, dan lain sebagainya. Dari sekian banyak problem klasik yang kerap dijumpai dalam aktivitas bisnis perusahaan sehari-hari, sebagian dapat dengan mudah disimulasikan dan diselesaikan dengan menggunakan formula atau rumus-rumus sederhana. Tetapi banyak pula masalahan yang ada sangat rumit sehingga membutuhkan kecanggihan komputer. Sprague dan Carlson mendefinisikan DSS dengan cukup baik, sebagai sistem yang memiliki lima karakteristik utama (Sprague et.al., 1993):

1) Sistem yang berbasis komputer;

2) Dipergunakan untuk membantu para pengambil keputusan;

3) Untuk memecahkan masalah-masalah rumit yang “mustahil” dilakukan dengan

kalkulasi manual;

4) Melalui cara simulasi yang interaktif;

5) Dimana data dan model analisis sebagai komponen utama.

Karakteristik 4 dan 5 merupakan fasilitas baru yang ditawarkan oleh DSS belakangan ini sesuai dengean

perkembangan terakhir kemajuan perangkat komputer.

KOMPONEN DECISION SUPPORT SYSTEM

Secara garis besar DSS dibangun oleh tiga komponen besar:

1) Database

2) Model Base

3) Software System

Sistem database berisi kumpulan dari semua data bisnis yang dimiliki perusahaan, baik yang berasal dari transaksi sehari-hari, maupun data dasar (master file). Untuk keperluan DSS, diperlukan data yang relevan dengan permasalahan yang hendak dipecahkan melalui simulasi. Komponen kedua adalah Model Base atau suatu model yang merepresentasikan permasalahan ke dalam format kuantitatif (model matematika sebagai contohnya) sebagai dasar simulasi atau pengambilan keputusan, termasuk di dalamnya tujuan dari permasalahan (obyektif), komponen-komponen terkait, batasan-batasan yang ada (constraints), dan hal-hal terkait lainnya. Kedua komponen tersebut untuk selanjutnya disatukan dalam komponen ketiga (software system), setelah sebelumnya direpresentasikan dalam bentuk model yang “dimengerti” komputer . Contohnya adalah penggunaan teknik RDBMS (Relational Database Management System), OODBMS (Object Oriented Database Management System) untuk memodelkan struktur data. Sedangkan MBMS (Model Base 2 Management System) dipergunakan untuk mere-presentasikan masalah yang ingin dicari pemecahannya. Entiti lain yang terdapat pada produk DSS baru adalah DGMS (Dialog Generation and Management System), yang merupakan suatu sistem untuk memungkinkan terjadinya “dialog” interaktif antara komputer dan manusia (user) sebagai pengambil keputusan.

JENIS-JENIS DSS

Aplikasi DSS yang ditawarkan di pasar sangat beraneka ragam, dari yang paling sederhana (quick-hit DSS) sampai dengan yang sangat kompleks (institutional DSS). “Quick-Hit DSS” biasanya ditujukan untuk para manajer yang baru belajar menggunakan DSS (sebagai pengembangan setelah jenis pelaporan yang disediakan oleh MIS = Management Information System, satu level sistem di bawah DSS). Biasanya masalah yang dihadapi cukup sederhana (simple) dan dibutuhkan dengan segera penyelesaiannya. Misalnya untuk kebutuhan pelaporan (report) atau pencarian informasi (query). Sistem yang sama biasa pula dipergunakan untuk melakukan analisa sederhana. Contohnya adalah melihat dampak yang terjadi pada sebuah formulasi, apabila variabel-variabel atau parameter parameternya diubah. Di dalam perusahaan, DSS jenis ini biasanya diimplementasikan dalam sebuah fungsi organisasi yang dapat berdiri sendiri (berdasarkan data yang dimiliki fungsi organisasi tersebut). Misalnya adalah DSS untuk menyusun anggaran tahunan, DSS untuk melakukan kenaikan gaji karyawan, DSS untuk menentukan besanya jam lembur karyawan, dan lain sebagainya.

USERS

DATABASE MODEL

BASE

DBMS MBMS

DGMS

SOFTWARE

SYSTEM

ENVIRONMENT TASK

Sumber: Sprague et.al.,1993

“Institutional DSS” merupakan suatu aplikasi yang dibangun oleh para pakar bisnis dan ahli DSS. Sesuai dengan namanya, DSS jenis ini biasanya bekerja pada level perusahaan, dimana data yang dimiliki oleh masing-masing fungsi organisasi telah diintegrasikan (dibuat strukturnya dan didefinisikan kaitankaitannya). Contohnya adalah DSS untuk memprediksi pendapatan perusahaan di masa mendatang (forecasting) yang akan mensimulasikan data yang berasal dari Divisi Sales, Divisi Marketing, Divisi Logistik dan Divisi Operasional. Contoh implementasi yang tidak kalah menariknya adalah suatu sistem, dimana jika manajemen memiliki rencana untuk mem-PHK-kan beberapa karyawannya, akan dapat disimulasikan dampaknya terhadap neraca profit-and-loss perusahaan. Contoh aplikasi penggunaan DSS lain yang paling banyak digunakan di dalam dunia bisnis adalah untuk keperluan analisa marketing, operasi logistik dan distribusi, serta masalah-masalah yang berkaitan dengan keuangan dan akuntansi (taxation, budgeting, dsb.).

SISTEM BERBASIS GRAFIK

Dalam merepresenasikan DSS agar mudah dipergunakan dan dimengeri oleh user (dalam hal ini adalah manajer perusahaan), format grafik mutlak dipergunakan untuk melengkapi teks yang ada. Contoh-contoh model grafik yang populer dipergunakan adalah sebagai berikut:

· Time Series Charts – untuk melihat dampak sebuah variable terhadap waktu;

· Bar Charts – untuk memperbandingkan kinerja beberapa entiti;

· Pie Charts – untuk melihat komposisi atau persentasi suatu hal;

· Scattered Diagrams – untuk menganalisa hubungan antara beberapa variabel;

· Maps – untuk merepresentasikan data secara geografis;

· Layouts – untuk menggambarkan lokasi barang secara fisik, seperti pada bangunandan kantor;

· Hierarchy Charts – untuk menggambarkan struktur organisasi;

· Sequence Charts – untuk merepresentasikan sesuatu dengan logika yang tersetruktur

· (contohnya adalah diagram flowchart); dan

· Motion Graphics – untuk memperlihat-kan perilaku dari variabel yang diamati

denvan cara animasi.

Jenis-jenis grafik di atas biasanya dapat ditampilkan dalam dua macam format: dua dimensi dan tiga dimensi.

PERKEMBANGAN DSS

DSS yang saat ini populer untuk digunakan adalah yang berbasis tabel atau spreadsheets, karena para manajer sudah terbiasa membaca data dengan cara tersebut. Tabel inilah yang menjadi media manajer dalam “mengkutak-katik” (mengganti atau merubah) variabel yang ada, di mana hasilnya akan ditampilkan dalam format grafik yang telah dijelaskan sebelumnya. Untuk keperluan ini, biasanya sebuah stand-alone PC sudah cukup untuk mengimplementasikannya. Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi, telah banyak ditawarkan aplikasi DSS yang bekerja dalam infrastruktur jaringan (LAN, WAN, Intranet, Internet, dsb.). Beberapa manajer pengambil keputusan dihubungkan satu dengan lainnya melalui jaringan komputer, sehingga dapat saling mempertukarkan data dan informasi untuk keperluan pengambilan keputusan. Bahkan sudah ada DSS yang diperlengkapi dengan expert system (dibuat berdasarkan teori kecerdasan buatan = artifial intelligence), sehingga keputusan bisnis secara langsung dapat dilakukan oleh komputer, tanpa campur tangan manusia. Siapkah perusahaan mengimplementasikan sistem ini?

Tips Untuk Orangtua Anak Indigo

bersikap jujur , berikanlah penjelasan lengkap sebanyak  ungkin untuk kedewasaan dan intelegensi mereka. jangan berbohong, berbohong ter...